Gefälschte Rechnungen im Namen Ihrer Firma – was tun?
Ergebnis des Spoofing-Tests verstehen
Gefälschte Mails mit Ihrem Absender werden von den Empfängern abgewiesen.
Nächster Schritt: Der Schutz kann unbemerkt wegfallen – etwa wenn ein neuer Newsletter, Shop oder Mail-Anbieter dazukommt. Eine laufende Überwachung meldet das, bevor Kunden gefälschte Mails bekommen.
Gefälschte Mails mit Ihrem Absender landen im Spam-Ordner – dort werden sie aber oft gefunden und geöffnet.
Nächster Schritt: Der letzte Schritt zum vollen Schutz ist der heikelste: Wird er falsch gemacht, weisen Empfänger auch Ihre echten Mails ab – Rechnungen, Angebote, Newsletter. Wir prüfen vorher, welche Dienste in Ihrem Namen versenden, und stellen erst dann um.
Jeder kann Mails mit Ihrem Absender verschicken – gefälschte Rechnungen mit falscher Kontonummer, angebliche Anweisungen vom Chef, Erpresser-Mails. Sie kommen beim Empfänger ganz normal an.
⚠ Wichtig: Bitte nicht auf eigene Faust an den Einstellungen Ihrer Domain ändern. Ein Tippfehler oder ein vergessener Dienst genügt – und Ihre eigenen Mails landen im Spam oder kommen gar nicht mehr an, oft wochenlang unbemerkt.
So gehen wir vor: Wir analysieren zuerst, wer in Ihrem Namen Mails verschickt, und schalten den Schutz dann schrittweise scharf – remote, für Österreich, Deutschland und die Schweiz. Festpreis ab 799 € einmalig, Überwachung 49,90 € pro Monat (mindestens 6 Monate, danach monatlich kündbar).
Alles auf einmal prüfen?Der Firmen-Sicherheitscheck prüft Website, E-Mail-Fälschungsschutz, Spamlisten und Datenschutz in einem Durchgang – mit Gesamtnote A bis F.
Zum Firmen-CheckFälschungsschutz einrichten lassenWir sichern Ihre E-Mail-Domain gegen Fälschung ab – mit Analyse vorab, damit Ihre echten Mails weiter ankommen. Remote für Österreich, Deutschland und die Schweiz.
Kostenlose ErstberatungSo läuft die Masche ab
- Vorbereitung: Die Betrüger kennen Ihren Firmennamen, Ihr Logo und oft echte Rechnungen – aus Ihrer Website, aus einem früheren Datenleck oder aus einem übernommenen Postfach.
- Die gefälschte Mail: Ihr Kunde bekommt eine E-Mail, die genau so aussieht wie Ihre – mit Ihrem Absender, Ihrer Signatur, oft sogar mit Bezug auf einen echten Auftrag.
- Der entscheidende Satz: „Wir haben eine neue Bankverbindung. Bitte überweisen Sie ab sofort auf folgendes Konto …“
- Die Zahlung: Der Kunde überweist – an die Betrüger. Sie merken es erst, wenn Ihre Mahnung kommt.
Sehr geehrte Damen und Herren,
aufgrund eines Bankwechsels bitten wir Sie, offene Beträge ab sofort ausschließlich auf unser neues Konto zu überweisen. Die aktualisierte Rechnung finden Sie im Anhang.
Mit freundlichen Grüßen – Ihre Buchhaltung
Drei Wege, wie Betrüger in Ihrem Namen mailen
| Weg | Woran man es erkennt | Was dagegen hilft |
|---|---|---|
| Gefälschter Absender – die Mail scheint von Ihrer echten Adresse zu kommen | Liegt nicht in Ihrem Ordner „Gesendet“. Antworten gehen oft an eine andere Adresse. | Fälschungsschutz für Ihre Domain (DMARC) – dann weisen Gmail, Outlook & Co. solche Mails ab |
| Doppelgänger-Domain – z. B. ihrefirma-at.com statt ihrefirma.at | Adresse sieht fast gleich aus, ein Buchstabe oder die Endung weicht ab | Kunden sensibilisieren, ähnliche Domains selbst registrieren, Kontoänderungen telefonisch bestätigen |
| Übernommenes Postfach – echte Mail aus Ihrem Konto | Mail liegt im Ordner „Gesendet“, unbekannte Weiterleitungsregeln, fremde Anmeldungen | Passwort ändern, Zwei-Faktor-Anmeldung, Weiterleitungen prüfen, Leak-Check |
Der erste Weg ist der häufigste – und der einfachste zu schließen. Ob er bei Ihnen offen ist, zeigt der Test oben.
Ein Kunde hat eine gefälschte Rechnung bekommen – sofort tun
- Kunden anrufen (nicht per E-Mail antworten): nicht zahlen, Mail aufbewahren.
- Hat der Kunde schon überwiesen? Dann sofort seine Bank informieren – je schneller, desto eher lässt sich die Zahlung noch stoppen.
- Alle Kunden warnen, die in letzter Zeit Rechnungen bekommen haben – kurz, sachlich, per Telefon oder Post bzw. über einen bekannten Kanal.
- Eigenes Postfach prüfen: Liegt die Mail in „Gesendet“? Gibt es unbekannte Weiterleitungen oder Anmeldungen? Dann Passwort ändern und Zwei-Faktor-Anmeldung aktivieren.
- Anzeige erstatten: in Österreich bei der Polizei oder per Mail an against-cybercrime@bmi.gv.at, in Deutschland über die Online-Wache Ihres Bundeslandes. Die Mail als Datei (.eml) mit allen Kopfzeilen sichern.
- Fälschungsschutz einrichten, damit es nicht wieder passiert.
Dauerhaft verhindern: 5 Maßnahmen
| Maßnahme | Wirkung | Aufwand |
|---|---|---|
| Fälschungsschutz für Ihre E-Mail-Domain | Mails mit gefälschtem Absender werden abgewiesen, bevor sie ankommen | einmalig einrichten, dann überwachen |
| Kontoänderungen nur telefonisch bestätigen | Stoppt auch Doppelgänger-Domains und übernommene Postfächer | gering – Hinweis auf Rechnung und Website |
| Hinweis auf jeder Rechnung: „Wir ändern unsere Bankverbindung nie per E-Mail.“ | Kunden werden misstrauisch, wenn es doch passiert | gering |
| Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Postfächer | Verhindert die Übernahme mit gestohlenem Passwort | gering |
| Mitarbeitende schulen | Die Buchhaltung erkennt Betrugsversuche – auch gegen Ihre Firma | ein Phishing-Test pro Jahr |
Wer haftet, wenn der Kunde an Betrüger zahlt?
Das ist rechtlich nicht einheitlich geklärt und hängt vom Einzelfall ab – etwa davon, wie die Mail aussah, was vereinbart war und wie gut die E-Mail-Kommunikation abgesichert war. Es gibt dazu bereits Gerichtsentscheidungen mit unterschiedlichem Ausgang. Klar ist: Wer nachweisen kann, dass seine Domain gegen Fälschung geschützt ist, steht besser da und verliert vor allem keine Kunden.
Keine Rechtsberatung. Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick ohne Gewähr. Für Ihren konkreten Fall wenden Sie sich an eine Rechtsberatung.
Fachbegriffe kurz erklärt
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Spoofing | Fälschen des Absenders einer E-Mail |
| DMARC | Eintrag Ihrer Domain, der Empfängern sagt, was mit gefälschten Mails passieren soll – abweisen, in den Spam oder nur beobachten |
| SPF und DKIM | Legen fest, welche Server in Ihrem Namen senden dürfen, und versehen echte Mails mit einer Signatur |
| Business E-Mail Compromise (BEC) | Fachbegriff für Betrug über gefälschte oder übernommene Geschäfts-E-Mails, z. B. Rechnungs- und CEO-Betrug |
Mehr dazu: E-Mail-Spoofing verhindern · CEO-Betrug · Firmen-Sicherheitscheck
Häufige Fragen
Wie können Betrüger Rechnungen in meinem Namen verschicken?
Meist über einen gefälschten Absender: Ohne Fälschungsschutz (DMARC) kann jeder E-Mails mit Ihrer Adresse als Absender verschicken. Seltener nutzen sie eine ähnlich aussehende Domain oder ein übernommenes Postfach.
Woran erkenne ich, ob mein Postfach gehackt wurde oder nur der Absender gefälscht ist?
Liegt die gefälschte Mail in Ihrem Ordner „Gesendet“ oder finden Sie unbekannte Weiterleitungsregeln und Anmeldungen, wurde das Postfach übernommen. Sonst wurde nur der Absender gefälscht.
Was soll ich meinen Kunden schreiben?
Kurz und sachlich: Es sind gefälschte Rechnungen mit unserem Namen im Umlauf, unsere Bankverbindung hat sich nicht geändert, bitte bei Zweifeln telefonisch nachfragen. Am besten über einen Weg, der nicht per E-Mail gefälscht werden kann – Telefon, Post oder Kundenportal.
Kann ich das Geld zurückholen, wenn der Kunde schon gezahlt hat?
Manchmal – wenn die Bank des Kunden sehr schnell informiert wird. Je mehr Zeit vergeht, desto geringer die Chance. Deshalb sofort die Bank kontaktieren und Anzeige erstatten.
Hilft ein Hinweis auf der Rechnung wirklich?
Ja. Der Satz „Wir ändern unsere Bankverbindung nie per E-Mail“ lässt Kunden stutzen, wenn eine solche Mail kommt. Er ersetzt aber nicht den technischen Fälschungsschutz.
Wie lange dauert es, den Fälschungsschutz einzurichten?
Die Einrichtung selbst geht schnell. Wichtig ist eine Beobachtungsphase davor, damit Ihre echten Mails – Newsletter, Shop, Buchhaltungssoftware – nicht ebenfalls abgewiesen werden. Wir begleiten das remote.
Muss ich den Betrug melden?
Eine Anzeige ist dringend zu empfehlen – für Ihre Kunden, für die Bank und als Nachweis. In Österreich bei der Polizei oder per Mail an against-cybercrime@bmi.gv.at, in Deutschland über die Online-Wache.
Betrifft das auch kleine Firmen?
Gerade die. Die Mails werden automatisiert verschickt; Angreifer suchen gezielt Domains ohne Fälschungsschutz. Die Größe Ihrer Firma spielt dabei keine Rolle.
Was Kunden sagen
„Protecta360 hat für uns einen Phishing-Test mit Spoof-E-Mails durchgeführt und die komplette DMARC-Einrichtung übernommen. Alles wurde transparent erklärt und effizient umgesetzt. Ein zuverlässiger Partner für E-Mail-Sicherheit — absolut empfehlenswert!“
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