Sie versenden wichtige E-Mails, aber Ihre Kunden erhalten sie nie oder finden sie nur im Spam-Ordner? Dieses Problem ist weit verbreitet – besonders bei Unternehmen, die Newsletter, Angebote oder Rechnungen per E-Mail verschicken.
Doch keine Sorge: Wir zeigen Ihnen, woran das liegen kann – und wie Sie Ihre E-Mails wieder sicher in den Posteingang bringen.
1. Häufige Gründe, warum E-Mails nicht ankommen
Wenn Ihre E-Mails nicht ankommen oder im Spam landen, liegt das meist an fehlerhaften Authentifizierungen, technischen Einstellungen oder schlechten Absender-Reputationen. Die wichtigsten Ursachen sind:
- ❌ Fehlende oder falsche SPF-, DKIM- oder DMARC-Einträge
- ⚠️ Ihre Domain oder IP steht auf einer Spam-Liste (Blacklist)
- 📧 Zu viele E-Mails in kurzer Zeit (Spam-Verdacht)
- 💬 Inhaltliche Probleme (Spam-Wörter, zu viele Links, Anhänge)
- 📬 Empfangsserver blockieren Sie aufgrund technischer Fehler
Damit Ihre E-Mails zuverlässig ankommen, müssen diese Punkte überprüft und korrekt eingerichtet sein.
2. SPF, DKIM und DMARC – die drei Säulen der E-Mail-Zustellung
SPF (Sender Policy Framework)
Der SPF-Eintrag legt fest, welche Server im Namen Ihrer Domain E-Mails versenden dürfen.
Wenn dieser Eintrag fehlt oder falsch konfiguriert ist, lehnen viele Mailserver Ihre Nachrichten ab – sie landen im Spam oder werden komplett blockiert.
➡️ Tipp: Überprüfen Sie Ihren SPF-Eintrag mit Online-Tools und stellen Sie sicher, dass alle legitimen Versandserver (z. B. Mailserver, Newsletter-Tools, CRM-Systeme) enthalten sind.
DKIM (DomainKeys Identified Mail)
DKIM sorgt dafür, dass Ihre E-Mail digital signiert wird. So erkennt der Empfänger, dass die Nachricht tatsächlich von Ihnen stammt und nicht verändert wurde.
Ohne DKIM fehlt eine wichtige Vertrauensprüfung – Ihre E-Mails wirken „unsicher“.
➡️ Tipp: Aktivieren Sie DKIM in Ihrem Mailserver oder bei Ihrem Provider und prüfen Sie die Signatur regelmäßig.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance)
DMARC ist das Kontrollinstrument, das SPF und DKIM verbindet.
Es legt fest, wie der Empfänger-Server mit E-Mails umgeht, die die Authentifizierungen nicht bestehen – zum Beispiel ablehnen, markieren oder akzeptieren.
➡️ Tipp: Setzen Sie zunächst eine „none“-Richtlinie, um Berichte zu sammeln, bevor Sie strengere Einstellungen aktivieren.
3. Spam-Listen: Wenn Ihre Domain blockiert ist
Selbst korrekt konfigurierte E-Mail-Systeme können betroffen sein, wenn Ihre IP oder Domain auf einer Blacklist (Spam-Liste) steht.
Das passiert z. B. durch:
- Frühere Spam-Aktivitäten (auch durch alte Server oder andere Nutzer)
- Versand an fehlerhafte oder gekaufte E-Mail-Adressen
- Fehlende Abmeldelinks oder rechtliche Pflichtangaben
➡️ Unsere Empfehlung: Überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Domain oder IP auf einer Blacklist steht. Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Domain von solchen Listen entfernen zu lassen.
4. Inhalte und Versandverhalten: Auch das zählt
Selbst technisch perfekt eingerichtete E-Mails können im Spam landen, wenn der Inhalt oder das Versandverhalten problematisch ist:
- Vermeiden Sie Wörter wie „gratis“, „jetzt kaufen“, „Sonderangebot“ in Betreffzeilen.
- Versenden Sie nicht zu viele E-Mails auf einmal.
- Nutzen Sie eine professionelle Absenderadresse (z. B. [email protected])
- Sorgen Sie für klare Betreffzeilen und strukturierte Inhalte.
5. Wir helfen Ihnen bei der Lösung
Als E-Mail-Experten unterstützen wir Sie bei:
✅ Einrichtung und Überprüfung von SPF, DKIM und DMARC
✅ Entfernen von Ihrer Domain/IP aus Spam-Listen
✅ Technischer Analyse und Fehlerbehebung Ihrer Mail-Server
✅ Optimierung Ihrer E-Mail-Inhalte und Zustellraten
Gemeinsam sorgen wir dafür, dass Ihre E-Mails wieder zuverlässig im Posteingang landen – und nicht im Spam.
Fazit
Wenn Ihre E-Mails nicht ankommen oder im Spam landen, liegt das fast nie am Empfänger – sondern an technischen Einstellungen oder Reputationsproblemen Ihrer Domain.
Mit der richtigen Konfiguration von SPF, DKIM, DMARC und einer sauberen Versandpraxis steigern Sie Ihre Zustellrate erheblich.
💡 Unser Service: Wir prüfen Ihre E-Mail-Konfiguration, identifizieren die Ursachen und setzen alle Maßnahmen um, damit Ihre Kommunikation wieder zuverlässig funktioniert.
