„Diese E-Mail ist von Ihrem Chef.“ – oder doch nicht?
Wie Betrüger E-Mails fälschen, woran Sie das merken – und wie Sie Ihr Unternehmen schützen
Gefälschte E-Mails („Spoofing“) sehen täuschend echt aus – mit dem richtigen Logo, dem richtigen Namen und oft sogar einer echten Signatur. Ein falscher Klick kann Geld kosten, Daten offenlegen oder Ihren Ruf beschädigen. Die gute Nachricht: Mit klaren internen Regeln, einfachen Prüf-Tricks und professionell eingerichteten Schutzmechanismen lässt sich das Risiko drastisch senken. Protecta360 hilft Ihnen dabei – von der richtigen Einstellung Ihrer Domain bis zur Schulung Ihres Teams.
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Was ist Spoofing – und warum betrifft es wirklich jede Firma?
„Spoofing“ bedeutet: Jemand gibt sich per E-Mail als jemand anderes aus. Das kann die eigene Geschäftsführung sein, die Hausbank, ein Stammkunde oder ein bekannter Lieferant. Die Täter perfektionieren diese Mails mit echten Namen, korrekt geschriebenen Signaturen und teilweise sogar Ihrer Corporate Language. Das Ziel ist immer dasselbe: Handlungen auslösen, die Ihnen schaden – Geldtransfers, Preisgabe von Zugangsdaten, Öffnen von Anhängen, die Schadsoftware enthalten.
Wichtig: Spoofing trifft nicht nur „die Großen“. Kleine und mittlere Unternehmen sind ein bevorzugtes Ziel, weil oft Zeitdruck herrscht, Prozesse weniger abgesichert sind und die Täter mit relativ kleinem Aufwand großen Schaden anrichten können.
Was passieren kann: Drei kurze Szenarien aus dem Alltag
- „Dringende Überweisung“
Freitag, 16:45 Uhr. Eine Mail „vom Geschäftsführer“ fordert eine Sofortüberweisung an einen „neuen Partner“. Die IBAN klingt europäisch, die Summe ist hoch, die Begründung plausibel. Die Mail wirkt echt – inklusive korrekter Anrede. Eine Buchhalterin will helfen, löst die Zahlung aus. Montags stellt sich heraus: Die Mail war gefälscht. Das Geld ist weg. - „Neue Rechnung vom Lieferanten“
Ein vertrauter Name aus dem Einkauf erhält eine „aktualisierte Rechnung“. Der Anhang ist eine „PDF-Rechnung.zip“. Beim Öffnen startet Schadsoftware. Erst Tage später fällt auf, dass Benutzerkonten ungewöhnliche Aktivitäten zeigen. Ergebnis: Betriebsunterbrechung, IT-Forensik, Meldepflichten – teuer und unangenehm. - „Ihr Paket konnte nicht zugestellt werden“
Die Nachricht trifft nicht nur die private Adresse, sondern – dank öffentlich bekannter Adressen – auch mehrere Team-Postfächer. Ein Mitarbeiter klickt auf die Link-„Nachzahlung“, gibt Kreditkartendaten ein. Kurz darauf tauchen unautorisierte Abbuchungen auf.
Warum fallen wir darauf herein?
- Zeitdruck & Hilfsbereitschaft: Täter bauen Stress auf („heute noch“, „Kundentermin droht zu platzen“).
- Täuschend echte Aufmachung: Logos, Signaturen, Tonalität – alles passt.
- Psychologie: Wer fragt schon den „Chef“ nach einer Rückbestätigung? Genau das sollten wir aber tun.
Woran Sie gefälschte E-Mails erkennen (ohne Technik-Kauderwelsch)
Sie müssen kein IT-Profi sein, um verdächtige Mails zu erkennen. Achten Sie auf:
- Ungewöhnliche Bitte: Geld, Gutscheinkarten, sensible Dokumente – und das plötzlich „sofort“?
- Druck & Geheimhaltung: „Bitte nur Sie persönlich“, „keine Rückfragen“, „Chefsache“.
- Absenderadresse: Der Anzeigename passt, aber die Adresse weicht subtil ab (z. B. „firma.co“ statt „firma.com“).
- Links & Anhänge: Unerwartete Links, gepackte Dateien (.zip, .rar), Dateiendungen, die nicht zur angeblichen Rechnung passen.
- Sprache: Guter Stil, aber minimale Inkonsistenzen („Sehr geehrter Meier Thomas“).
- Rückruf-Test: Wer eine Überweisung verlangt, ist telefonisch kurz erreichbar – außer, es ist ein Täter.
Mini-Check vorm Klicken:
- Atmen. Zeit gewinnen.
- Absenderadresse genau lesen. Nicht nur den Namen.
- Keinen Anhang öffnen, keinen Link anklicken. Erst prüfen.
- Rückruf über bekannte Nummer. Keine Nummer aus der Mail verwenden.
- Kollegin/Kollege fragen. Vier Augen entlarven Täuschungen schneller.
„Aber wir haben doch Antivirus & Spamfilter…“ – Ja, aber:
Klassische Filter leisten viel – doch perfekte Fälschungen sind damit nicht zuverlässig zu stoppen. Was hilft, ist eine Kombination aus:
- soliden Einstellungen Ihrer eigenen Domain (damit Fremde Ihre E-Mail-Adresse nicht einfach missbrauchen),
- klaren internen Abläufen (z. B. Freigaben, Rückrufregel), und
- geschultem Blick bei allen Mitarbeitenden.
Wenn die Basis beim Absender stimmt, können große Mailanbieter Ihre echten Mails besser zustellen – und Fälschungen härter aussortieren.
Was wir als Dienstleister konkret für Sie tun
Ohne technische Details zu überfrachten: Hinter den Kulissen gibt es Standards, die Ihre Absender-Identität stärken (Stichworte wie SPF, DKIM, DMARC, DNSSEC). Unser Job ist, diese sauber für Ihre Domain einzurichten und laufend im Blick zu behalten. Für Sie heißt das:
- Weniger Spoofing-Risiko: Fremde können Ihre Domain nicht mehr glaubhaft missbrauchen.
- Bessere Zustellraten: Ihre echten E-Mails landen seltener im Spam.
- Transparenz: Sie bekommen Auswertungen, wenn irgendwo etwas nicht stimmt.
- Entlastung: Wir kümmern uns um die technische Pflege – Sie bekommen klare Handlungsempfehlungen in verständlicher Sprache.
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Interne Schutzschicht: Regeln, die sofort helfen
Sie können heute starten – ohne Technik:
- Vier-Augen-Prinzip für Zahlungen
Keine dringenden Einzelüberweisungen ohne Rückbestätigung per Telefon oder Teams/Zoom. Nie nur per E-Mail. - Klare Kanäle für „dringende“ Anweisungen
Wer in Ihrer Firma darf „dringend“ anweisen – und wie wird das überprüft? Legen Sie eine verbindliche Methode fest. - Klick-Regel
Keine Links/Anhänge aus unerwarteten Mails. Verdächtige Inhalte ausschließlich in einer isolierten Umgebung vom IT-Team prüfen lassen. - Schulungs-Snacks statt Marathon
Vierteljährlich 15 Minuten: kurze Beispiele, echte Phishing-Mails aus Ihrem Alltag, ein kleines Quiz. Das wirkt langfristig besser als einmalige Mammut-Trainings. - Meldeknopf
Eine einfache Möglichkeit, Mails mit „Verdacht auf Phishing“ an IT/InfoSec zu melden. Je leichter der Weg, desto eher melden Mitarbeitende Auffälliges.
Was eine professionelle Einrichtung (durch uns) zusätzlich bringt
- Klare Identität Ihrer Mails: Große Provider erkennen „das ist wirklich Ihre Firma“.
- Abwehr von Identitätsdiebstahl: Fälschungen im Namen Ihrer Domain fallen schneller auf.
- Sichtbarkeit per Bericht: Wir sehen, wer versucht, in Ihrem Namen zu mailen – und können reagieren.
- Saubere Dokumentation: Für Audits, Compliance-Nachweise und interne Verantwortlichkeiten.
Kurz: Weniger Risiko, weniger Stress, weniger Zeitverlust – und mehr Vertrauen in Ihre Kommunikation.
Häufige Fragen (ohne Fachchinesisch)
„Wir sind klein – lohnt sich der Aufwand?“
Ja. Täter suchen leichte Ziele. Schon wenige, gut gesetzte Maßnahmen senken das Risiko stark – und kosten weniger als ein einziger Vorfall.
„Können wir nicht einfach allen Mitarbeitenden sagen: ‚Nicht klicken‘?“
Vorsicht: Niemand ist zu 100 % fehlerfrei, besonders unter Druck. Besser ist ein Sicherheitsnetz aus Technik und klaren Prozessen.
„Wir nutzen Microsoft 365/Google – reicht das nicht?“
Diese Plattformen bringen vieles mit. Entscheidend ist aber, sie passend zu Ihrer Domain und zu Ihren Versandwegen (Newsletter, Shop, CRM) einzustellen. Genau dort passieren die Lücken.
„Wie schnell merken wir, dass uns jemand imitiert?“
Mit den richtigen Berichten sehen wir Auffälligkeiten oft am selben Tag – und können gezielt gegensteuern.
„Müssen wir dann auf Mails von externen Partnern verzichten?“
Nein. Es geht nicht um Abschottung, sondern um verlässliche Absenderprüfungen und klare interne Abläufe. Gute Mails kommen besser durch, schlechte bleiben eher draußen.
Ihre To-do-Liste für die nächsten 14 Tage
- Tag 1–2: Interne Mini-Regel beschließen: Zahlungen nur mit Rückruf. Team informieren.
- Tag 3: Einen zentralen „Verdacht melden“-Knopf oder Verteiler einrichten.
- Tag 4–7: 15-Minuten-Training mit echten Beispielen aus Ihrem Posteingang.
- Tag 8–10: Domain-Einstellungen professionell prüfen lassen (Spoofing-Check).
- Tag 11–14: Schutzmechanismen sauber aktivieren, Kurzbericht ans Management.
Das meiste davon übernehmen wir für Sie – Sie sparen Zeit und bekommen verständliche Ergebnisse.
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Was kostet es, wenn nichts passiert?
- Direkte Schäden: Überweisungen, die nie zurückkommen.
- Folgeschäden: Ausfallzeiten, IT-Forensik, ggf. Meldepflichten.
- Vertrauensverlust: Kundinnen und Kunden öffnen Ihre Mails nicht mehr.
- Versteckte Kosten: Zeit Ihres Teams, interne Aufräumarbeiten, neue Prozesse unter Zeitdruck.
Vorbeugen ist günstiger – und nervenschonender.
Warum Protecta360?
- Klartext statt Fachjargon: Sie bekommen verständliche Handlungsempfehlungen.
- Erfahrung aus vielen Projekten: Wir kennen die typischen Fallen – und die schnellen Lösungen.
- Komplettservice: Vom Erstcheck über die Einrichtung bis zum Monitoring und zur Schulung.
- Messbare Ergebnisse: Weniger Spam-Missbrauch Ihrer Domain, bessere Zustellraten, weniger Vorfälle.
Fazit
Gefälschte E-Mails sind heute Alltag – aber kein Schicksal. Mit gesunder Skepsis im Team, klaren internen Regeln und einer professionell eingerichteten Absender-Identität wird Ihr Unternehmen deutlich widerstandsfähiger. Sie müssen dafür nicht zum IT-Spezialisten werden. Dafür gibt es uns.
Protecta360 richtet die Schutzmechanismen für Ihre Domain ein, überwacht sie und macht Ihr Team fit für den Alltag – unkompliziert und wirksam.
