Verzeichnis von Verarbeitungstaetigkeiten erstellen und pflegen

Auf einen Blick

Das Verzeichnis von Verarbeitungstaetigkeiten (VVT) ist die zentrale DSGVO-Dokumentation. Es listet alle Prozesse, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, und belegt, dass Sie datenschutzkonform handeln.

Wer ein VVT benoetigt

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Grundsaetzlich alle Unternehmen. Ausnahme: Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern, ausser bei regelmaessiger risikotraechtiger Verarbeitung oder bei bestimmten sensiblen Daten.

Was ins Verzeichnis gehoert

• Name und Kontakt des Verantwortlichen
• Zweck der Verarbeitung
• Kategorien der Betroffenen und Daten
• Empfaenger und Uebermittlungen in Drittlaender
• Loeschfristen
• Technische und organisatorische Massnahmen (TOM)

Praxistipp zur Erstellung

• Mit einer Prozessaufnahme beginnen: Was tun Sie mit Kundendaten, Mitarbeiterdaten, Lieferantendaten?
• Jedes System und jede Software ergibt meist einen eigenen Eintrag
• Vorlagen nutzen und befuellen

Pruefen Sie Ihren Datenschutz-Status mit dem DSGVO-Check.

Haeufige Fragen (FAQ)

Muss das VVT schriftlich sein?

Es muss in schriftlicher oder elektronischer Form gefuehrt werden. Eine Excel-Datei oder ein Datenschutz-Management-Tool genuegen.

Wie oft muss ich das VVT aktualisieren?

Immer wenn sich Verarbeitungsprozesse aendern, neue Software eingefuehrt wird oder Zwecke sich veraendern.

Muss ich das VVT der Behoerde vorlegen?

Auf Anfrage ja. Es ist also jederzeit bereit zu halten.

Was passiert ohne VVT?

Bussgelder nach Art. 83 DSGVO moeglich. Ausserdem fehlt die Grundlage fuer andere Datenschutz-Nachweise.

Koennen Dienstleister das VVT erstellen helfen?

Ja. Datenschutzberater und DSB-Dienstleister helfen bei der initialen Erstellung. Die laufende Pflege liegt beim Unternehmen.