Aufbewahrungsfristen fuer Unternehmensdaten
Themenbereich: DSGVO Check
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Auf einen Blick
| Merkmal | Details |
|---|---|
| Schwerpunkt | aufbewahrungsfristen unternehmen |
| Kostenloser Check | DSGVO-Schnellcheck |
| Zielgruppe | KMU, Selbststaendige, IT-Verantwortliche |
| Passender Beitrag | DSGVO-Bussgelder vermeiden: Beispiele und Schutzmassnahmen |
Unternehmen muessen Daten einerseits lang genug aufbewahren (steuerrechtlich bis zu 10 Jahre), andererseits verlangt die DSGVO, Daten zu loeschen, sobald der Zweck erfuellt ist. Beides muss in Einklang gebracht werden.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
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- 10 Jahre: Buchungsbelege, Jahresabschluesse, Rechnungen, Bankbelege (GoBD)
- 6 Jahre: Handelsbriefe, Angebote, Lieferscheine
- 3 Jahre: allgemeine Verjährungsfrist fuer Vertragsansprueche
DSGVO-Loeschpflicht
Nach Ablauf der gesetzlichen Fristen muessen Daten geloescht werden. Eine Aufbewahrung darueber hinaus benoetigt eine klare Rechtsgrundlage.
Praxisempfehlung
- Loeschkonzept erstellen: welche Daten wann geloescht werden
- Automatische Loeschroutinen einrichten, wo moeglich
- Ausnahmen dokumentieren
Besondere Datenkategorien
Gesundheitsdaten, biometrische Daten und andere sensible Kategorien sollten so kurz wie moeglich aufbewahrt werden.
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Haeufige Fragen (FAQ)
Was sind GoBD?
Die Grundsaetze zur ordnungsmaessigen Fuehrung und Aufbewahrung von Bueechern, Aufzeichnungen, Unterlagen und Daten. Steuerrechtlich verbindlich.
Was passiert wenn ich Daten zu lange aufbewahre?
Verstoss gegen die DSGVO und das Minimierungsprinzip. Bussgelder und Imageschaden bei bekannt werden.
Muss ich Papierunterlagen auch nach diesen Fristen vernichten?
Ja. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind auch Papierakten datenschutzkonform zu vernichten (Schredder, Aktenvernichtungsdienst).
Gilt die 10-Jahres-Frist auch fuer E-Mails?
Fuer E-Mails mit Handelsbrief-Charakter oder Buchungsbeleg-Funktion ja. Reine interne Kommunikation faellt nicht darunter.
Wie erstelle ich ein Loeschkonzept?
Kategorisieren Sie alle Datenarten, legen Sie Aufbewahrungsfristen fest und definieren Sie Loeschprozesse und Zustaendigkeiten.
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